Кто главный на предприятии ответственность. Кто отвечает за защиту персональных данных в организации

28 сентября в России отмечают День генерального директора. Дополнительных выходных по этому случаю не предусмотрено, но событие все-таки радостное. О роли гендира в управлении можно спорить долго, мы же рассмотрим только случаи в которых он несет личную ответственность за дела компании. Благополучие организации напрямую зависит от того, насколько эффективно справляется со своими обязанностями ее руководство. Необдуманные и поспешные решения руководителей могут причинить организации вред и привести ее к серьезным финансовым потерям. В таком случае возникает вопрос: можно ли взыскать с руководителя организации сумму причиненного ей ущерба, и если да, то в каких случаях? Давайте разбираться вместе. Руководитель организации - это физическое лицо, которое, в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах " и иными нормативными актами:

• осуществляет управление предприятием;
• действует от имени общества;
• представляет интересы компании.

• материальная;
• административная;
• уголовная.

В этой статье мы рассмотрим все три вида, чтобы каждый генеральный директор мог избежать неприятных последствий на работе, а любой сотрудник знал границы полномочий своего руководителя.

Материальная ответственность генерального директора

• действовал при наличии конфликта между его личными интересами и интересами юридического лица;
• скрывал информацию о совершенной им сделке от участников юридического лица, либо предоставлял им недостоверную информацию в отношении сделки;
• совершил сделку без требующегося в силу законодательства или устава одобрения соответствующих органов организации;
• после прекращения своих полномочий удерживает у себя и уклоняется от передачи документов, касающихся обстоятельств, повлекших неблагоприятные последствия для юридического лица;
• совершил сделку на заведомо невыгодных для компании условиях или с заведомо неспособным исполнить обязательство лицом, например, с фирмой-"однодневкой".

• принял решение без учета информации, имеющей значение в данной ситуации (например, не проявил должной осмотрительности при выборе контрагента);
• совершил сделку без соблюдения внутренних процедур, которые обычно требуются в компании (например, без согласования с юридическим и финансовым отделом).

Теперь рассмотрим, что следует понимать под материальными убытками, которые лягут на плечи генерального директора? Нужно помнить, что обязать руководителя возмещать ущерб может только суд, в который вправе обратиться собственники организации. Правда, если у руководителя будет заключен договор о материальной ответственности, то убытки могут быть истребованы с него и без суда. Во-первых, директору придется возместить все расходы, которые понесла организация из-за его неправомерных действий. К примеру, директор будет вынужден возместить работодателю излишние и необоснованные траты, а также ущерб, который он причинил третьим лицам своими недобросовестными действиями. Также руководитель обязан выплатить стоимость утраченного или поврежденного имущества организации, если виновные в этом лица не будут найдены. Эти убытки называются реальным ущербом. Во-вторых, убытками считаются те доходы, которые общество могло бы получить, если бы его право не было нарушено. Иными словами - директору придется возместить упущенную выгоду. В-третьих, согласно Федеральному закону «О несостоятельности (банкротстве)», на руководителя должника также может быть возложена субсидиарная ответственность по долгам компании: при недостоверности или отсутствии документов бухгалтерского учета и отчетности, в случае преднамеренного доведения компании до банкротства.

Административная ответственность генерального директора

Мы рассмотрели ответственность директора как работника и как работодателя, теперь уделим внимание ответственности руководителя компании как должностного лица. Данный вид ответственности устанавливается КоАП РФ или законами субъектов РФ об административных правонарушениях. Рассмотрим подробней, за что и как может быть наказан генеральный директор в нашей стране.

Таблица 1: штрафы

Уголовная ответственность генерального директора Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает наказание для генерального директора в случаях, когда он совершает экономические преступления или преступления против прав и свобод человека. За такие правонарушения УК РФ предписывает не только крупный штраф, но и лишение свободы. Итак, какие же действия гендиректора являются уголовно наказуемыми и какие санкции за них предусмотрены?

Таблица 2: виды правонарушений

Итак, генеральный директор - это должностное лицо, которое несет ответственность перед законом за управление предприятием. Очевидно, что самый эффективный способ избежать ответственности — не совершать действий, за которые она предусмотрена. Вместе с тем, необходимо учитывать, что основанием наложения на директора санкций является вина, поэтому всегда подлежит выяснению факт, являются ли принимаемые директором решения недобросовестными, либо он действовал исключительно в интересах общества, не имел никакой личной заинтересованности и внимательно изучил всю информацию, необходимую для принятия решения. Самым важным условием привлечения директора к ответственности является наличие причинно-следственной связи между принятыми им решениями и наступившими неблагоприятными последствиями. Таким образом, руководитель не безусловно несет ответственность за все провинности — важно доказать его вину.

Петербургский правовой портал и компания «КАДИС» поздравляют всех генеральных директоров с их профессиональным праздником и желают никогда не попадать в сложные ситуации с бизнесом, когда речь идет о вольном или невольном нарушении действующего законодательства.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель фирмы. В большинстве случаев он передает ключевые полномочия по ведению бухучета самому квалифицированному финансовому специалисту — главному бухгалтеру. Подробнее об этом — в нашей статье.

Какие хозяйствующие субъекты обязаны вести бухучет

В соответствии с положениями ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ бухгалтерский учет обязаны вести все типы хозяйствующих субъектов, кроме:

• ИП (при условии учета собственных доходов и расходов иными методами, предусмотренными налоговым законодательством);
• структурных подразделений иностранных фирм, работающих в России (при условии ведения учета выручки и издержек в соответствии с нормами налогового законодательства).

Организация должна вести бухучет с момента государственной регистрации и до прекращения деятельности. Невыполнение этой установленной законом обязанности грозит фирме юридическими последствиями в виде мер, установленных в ст. 15.11 КоАП РФ (штрафами либо дисквалификацией должностных лиц).

В интересах фирмы — вести корректный бухучет. Кто же должен отвечать за его организацию?

На ком лежит ответственность за организацию бухучета

Законодатель не раскрывает понятие «организация бухгалтерского учета», несмотря на то, что это словосочетание приведено, в частности, в одном из основных нормативных актов, регулирующих бухучет, — приказе Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Ответственность за организацию бухучета несет руководитель хозяйствующего субъекта (п. 6 приказа № 34н). Из опыта практической деятельности под организацией учета правомерно понимать:

• юридическое оформление системы бухгалтерского учета (например, учреждение положения о бухгалтерии, издание приказов о включении в штатное расписание должностей ответственных за бухучет, оформление на работу специалистов на соответствующие должности);
• техническое обеспечение системы бухгалтерского учета (закупку компьютеров, бухгалтерского ПО и иной инфраструктуры, необходимой для работы специалистов);
• организацию непосредственно ведения бухгалтерского учета.

Кто отвечает за ведение бухучета

За организацию ведения бухучета также отвечает руководитель (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Если иное не предусмотрено законом, руководитель фирмы обязан возложить функции по бухучету на компетентное лицо (п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Им может быть:

• главный бухгалтер или иной компетентный сотрудник компании (в банковских учреждениях — только главный бухгалтер);
• сторонняя организация или физлицо, оказывающие услуги по договору.

Вести бухучет сам, без привлечения других лиц, штатных или внештатных, может только:

• руководитель хозяйствующего субъекта, который по закону имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета;
• руководитель предприятия, классифицируемого как субъект среднего бизнеса.

В случае если хозяйствующий субъект зарегистрирован как АО, имеет статус НПФ, является участником торгов или ведет деятельность в страховом бизнесе, бухучет в нем должен вестись лицом, имеющим определенный законодательством уровень квалификации, опыта и компетентности.

Требования к ответственному за ведение бухучета

Квалификационные требования к лицу, претендующему на позицию, подразумевающую выполнение функций по ведению бухучета, зависит от правового статуса и отраслевой принадлежности предприятия.

Так, в соответствии с п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ главный бухгалтер, оформляемый на работу в АО, страховую фирму, НПФ, управляющую финансовую компанию и иные фирмы, которые участвуют в торгах (но не являются банками), должен соответствовать одному из следующих квалификационных требований:

• наличие высшего образования в сфере бухучета и аудита, а также стажа работы на должности, связанной с ведением бухучета, длительностью не менее 3 лет из 5, предшествующих назначению на позицию ответственного за бухучет;
• наличие высшего образования по любой специализации, а также стажа работы, связанной с бухучетом, длительностью не менее 5 лет из 7, предшествующих назначению.

Кроме того, в обоих случаях у бухгалтера не должно быть неснятой либо непогашенной судимости за экономические преступления.

Отдельные квалификационные требования установлены для главного бухгалтера банковской организации (п. 7 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

В общем случае руководителю фирмы или менеджеру по кадрам, оформляющему главного бухгалтера на работу, следует ориентироваться на квалификационные требования, установленные профстандартом «Бухгалтер», утвержденным приказом Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н.

Содержание работы ответственного за ведение бухучета

Главный бухгалтер или иное лицо, отвечающее за бухучет в компании, в процессе выполнения своей работы решает такие задачи, как:

• обеспечение корректного ведения бухучета (с точки зрения документооборота, указания в отчетности достоверных данных);
• обеспечение своевременного ведения бухучета (представления отчетности);
• принятие в оборот первичных и прочих документов, удостоверяющих хозяйственные операции, в соответствии с законом;
• сверка хозяйственных расчетов с контрагентами;
• проведение своевременной инвентаризации имущества фирмы;
• обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

Должностные обязанности главного бухгалтера прописываются в трудовом договоре. Что же будет, если человек, занимающий данную должность, их нарушит?

Нарушение бухгалтером трудовых обязанностей: последствия

Если главный бухгалтер нарушит свои обязанности, типичные для его должности, он может быть привлечен к ответственности в соответствии с трудовым, административным и уголовным законодательством.

К ответственности по трудовому законодательству главный бухгалтер может быть привлечен на основании:

• ст. 192 ТК РФ (возможные санкции — замечание, выговор, увольнение);
• п. 9 ст. 81 ТК РФ (возможная санкция — увольнение);
• ст. 243 ТК РФ (возможная санкция — взыскание компанией компенсации за материальный вред).

Положения ст. 192 ТК РФ могут быть применены работодателем в случае прямого неисполнения бухгалтером обязанностей, установленных трудовым договором или его должностной инструкцией.

Нормы п. 9 ст. 81 ТК РФ работодатель вправе применить, если бухгалтер примет то или иное решение, которое повлечет за собой ущерб имуществу фирмы либо неправомерное использование данного имущества.

Санкции, предусмотренные ст. 243 ТК РФ, могут быть применены в отношении главного бухгалтера, если он:

• нанес компании материальный ущерб по причине неисполнения обязанностей;
• допустил недостачу материальных ценностей, которые были ему вверены;
• причинил ущерб фирме умышленно;
• причинил ущерб в фирме под воздействием алкоголя, наркотиков;
• причинил ущерб, совершая преступление, административный проступок;
• допустил разглашение коммерческой тайны;
• нанес фирме ущерб вне периода исполнения трудовых обязанностей.

Кроме того, трудовым договором могут быть установлены иные критерии возникновения материальной ответственности главного бухгалтера.

ВАЖНО! Материальная ответственность в полном размере может быть возложена на главного бухгалтера при условии, что это установлено трудовым договором. Если трудовым договором не предусмотрено, что главный бухгалтер в случае причинения ущерба несет материальную ответственность в полном размере, то ответственность за причиненный ущерб может быть взыскана только в размере его среднего месячного заработка (п. 10 постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52).

Если говорить об административной ответственности, то, исходя из положений ст. 15.11 КоАП РФ, бухгалтер как должностное лицо в случае грубого нарушения ведения бухучета (в соответствии с критериями, установленными п. 2 ст. 15.11 КоАП РФ) может быть:

• оштрафован на сумму 5 000-10 000 руб.;
• оштрафован на сумму 10 000-20 000 рублей или дисквалифицирован на 1-2 года, если нарушение будет повторным.

Главный бухгалтер может быть привлечен к уголовной ответственности на основании ст. 199, 199.1, 199.4 УК РФ. Нормы, установленные данными статьями, применяются, если по причине действий бухгалтера компания была признана уклонившейся от уплаты налогов, страховых взносов. Возможные санкции:

• штраф;
• арест;
• лишение свободы.

Более строгими санкции становятся, если доказано, что преступление совершено несколькими сотрудниками фирмы по предварительному сговору, либо выявлена неуплата налогов в особо крупном размере.

Ответственность по ст. 199 УК РФ главный бухгалтер несет, только если будут доказаны махинации с крупными суммами, осуществленные умышленно или в сговоре с руководителем (пп. 7, 8 постановления пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Нарушения в бухучете: ответственность руководителя или главбуха

Безусловно, просчеты в бухучете могут иметь последствия и для руководителя фирмы. В каких случаях именно он может быть привлечен к ответственности?

В федеральном законодательстве пока отсутствуют нормы, на основании которых можно однозначно разграничить ответственность главного бухгалтера и руководителя организации. Определяющую роль в данном случае играет правоприменительная практика, прежде всего судебная.

Так, в постановлении пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18 высказана позиция, в соответствии с которой разграничение ответственности бухгалтера и руководителя следует осуществлять исходя из разности возложенных на них обязательств: руководитель отвечает за организацию учета, в то время как бухгалтер — за его корректное ведение.

ВАЖНО! Можно сделать вывод, что руководитель в общем случае может нести ответственность за неосуществление или некорректную организацию бухучета. Подобные действия или же, наоборот, бездействие руководителя фирмы могут привести к тому, что именно он, а не главный бухгалтер, будет оштрафован или дисквалифицирован по ст. 15.11 КоАП РФ.

Если допущены просчеты непосредственно в ведении бухучета, правомерно говорить о том, что бухгалтер и директор могут нести совместную ответственность за правовые последствия ошибок или осознанных действий.

Кроме того, формулировки ВС РФ позволяют сделать вывод о том, что отвечать за последствия ошибок в ведении бухгалтерии будет только руководитель, если выяснится, что бухгалтер был вынужден осуществлять незаконные действия вследствие прямого письменного распоряжения руководителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии с п. 8 ст. 7 закона № 402-ФЗ бухгалтер имеет право запросить соответствующее распоряжение по своей инициативе. Например, если посчитает, что вследствие проставления им подписи на том или ином финансовом документе фирме не избежать неприятных последствий.

Так или иначе, следует признать, что разграничение ответственности главного бухгалтера и руководителя фирмы исходя из норм закона и правоприменительной практики — вопрос крайне неоднозначный. Многое зависит от обстоятельств конкретного прецедента, доказательной базы, степени серьезности правонарушения, а также оценки фактов, имеющих отношение к делу, со стороны компетентных исполнительных или судебных органов.

Гендиректор – не только руководитель и «первое лицо» фирмы. Как единоличный исполнительный орган ООО он несет всю полноту ответственности за деятельность фирмы и свои решения перед контрагентами и участниками общества. На гендиректора, как на должностное лицо, распространяются санкции, предусмотренные гражданским, административным, налоговым и уголовным законодательством. Ответственность генерального директора ООО предполагает и наказание «рублем», и вполне реальные сроки заключения, невзирая на указание в организационно-правовой форме общества на «ограниченность» обязательств.

Материальная ответственность гендиректора

Руководитель организации единолично принимает решения по функционированию фирмы, зачастую совмещая свою работу с обязанностями главбуха. Во избежание злоупотреблений трудовой кодекс устанавливает, что лицо, занимающее должность гендиректора, должно отвечать за ущерб, нанесенный организации в результате ошибочных действий. Материальная ответственность генерального директора ООО распространяется не только на прямые убытки, возникшие по его вине, но и на упущенную из-за его бездействия выгоду.

В первом случае имеется в виду действительный материальный ущерб:

• возмещение стоимости утраченного имущества;
• компенсация издержек, понесенных лицом на восстановление прав, в нарушении которых виновен руководитель.

Во втором – недополученные доходы, которые общество могло заработать, если бы директор предпринял для этого все возможные шаги, своевременные и достаточные. Сам материальный урон, подлежащий возмещению со стороны гендиректора, рассчитывается в соответствии с нормами, установленными гражданским законодательством. Согласно ст. 53 п. 3 ГК РФ участники общества вправе потребовать от директора компенсации понесенных по его вине убытков в рабочем порядке, не обращаясь в сторонние инстанции.

Ответственность руководителя организации за долги

Долги, которые имеет фирма, практически невозможно «повесить» на ее собственников и наемного директора. В этом смысл и преимущество организационно-правовой формы ООО: в случае финансовой катастрофы учредители рискуют лишиться максимум своей доли в уставном капитале и части собственного имущества, находящегося во владении общества.

Однако здесь следует отличать задолженности, образовавшиеся у общества вследствие нормального хозяйственного риска, и умышленное доведение фирмы до несостоятельности. Если последнее удастся доказать, теоретически возможно взыскать долги компании из личного кармана ее руководителя и владельцев. Для этого закон о банкротстве (№127 – ФЗ от 26.10.2002 г.) предусматривает механизм субсидиарной ответственности генерального директора ООО и участников общества.

Поправки, внесенные в законодательство в 2009 году, существенно изменили практику привлечения к ответственности владельцев бизнеса и должностных лиц организаций за неисполненные обязательства перед кредиторами. Появилось новое понятие – «контролирующее должника лицо». Этот термин подразумевает определение человека, который де-факто, а не на бумаге, принимает все решения по судьбе фирмы. Если наемный менеджер сможет доказать, что все его действия, приведшие компанию к краху, были произведены по указанию реального «хозяина» бизнеса, то субсидиарная ответственность к нему применяться не будет.

Если же сам директор является собственником компании либо действует во вред финансовому положению фирмы заодно с учредителями, то решением суда всем им может быть вменено рассчитаться с кредиторами из личных средств. Чтобы привлечь к ответственности генерального директора ООО за долги, необходимо доказать его вину в банкротстве фирмы:

1. Неплатежеспособность ООО подтверждена официально, например, решением арбитражного суда.
2. В ходе суда установлена причинно-следственная связь между действиями /бездействием руководителя и невозможностью организации отвечать по своим обязательствам.

Также наказание директора наступает, если при рассмотрении претензий кредиторов выяснится отсутствие документов бухучета и отчетности или недостоверность отраженных в них данных. Это касается не только управляющего, который находился в должности на момент начала процедуры банкротства, но и его предшественников, виновных в доведении фирмы до несостоятельности. Ответственность генерального директора ООО после увольнения продолжается, и уйти от нее, просто написав заявление по собственному желанию, не получится. Об этом нужно помнить, подписывая сомнительные бумаги, участвуя в махинациях с налогами и прочих противозаконных действиях.

Такая норма была введена с целью предотвращения ситуаций, когда владельцам бизнеса легко удается избежать наказания за мошеннические схемы, просто сменив управленцев и состав учредителей, а также поубавить число желающих поработать «зиц-председателем» в фирмах-однодневках.

Административная ответственность гендиректора

С точки зрения ответственности за административные правонарушения, ООО и его руководитель являются отдельными субъектами: первое – как юридическое, второй - как должностное лицо. Наказание может накладываться и на организацию, и на директора, причем одно не заменяет и не отменяет другое.

Согласно КоАП, перечень «административки» со штрафом до 5000 рублей для гендиректора включает:

1. Нарушение прав потребителей (ст.14.7), санитарных требований (ст.6.3) и правил торговли по отдельным видам товаров (ст.14.15).
2. Незаконное кредитование (ст.14.11).
3. Мелкие правонарушения, поднадзорные налоговому ведомству:

• несоблюдение сроков постановки на учет (ст. 15.3);
• предпринимательская деятельность без регистрации и лицензирования (ст. 14.1);
• задержка с подачей декларации (ст.15.5) и сведений о банковских счетах (ст.15.4);
• сокрытие данных для налогового контроля (ст. 15.6);
• работа без ККМ (ст.14.5);
• несоблюдение кассовой дисциплины (ст.15.1) и порядка ведения бухучета и отчетности (ст. 15.11);
• нарушение сроков отчетности по валютным операциям (ст. 15.25).

Штрафами в размере 5000–30000 рублей и /или дисквалификацией на 3 года наказываются:

• нарушения законодательства в сфере рекламы (ст. 14.3), таможенного оформления (ст.16), госрегистрации юрлиц (ст. 14.25);
• недобросовестная конкуренция (ст. 14.33), неправомерное использование чужого товарного знака (ст. 14.10);
• фиктивное банкротство, преднамеренное доведение фирмы до банкротства (ст. 14.12);
• ненадлежащее качество товаров и услуг (ст. 14.4);
• непредоставление информации, требуемой антимонопольным (ст. 19.8) и органам власти (ст. 19.7.3);
• несоблюдение порядка проведения общих собраний (ст. 15.23.1);
• непредоставление сведений о зарубежных валютных счетах фирмы (ст. 15.25).

Крупные штрафы – свыше 30000 рублей или в размере, равном сумме валютной операции, - выплачивают руководители ООО за несоблюдение пожарной безопасности (ст. 204), миграционного законодательства в части привлечения иностранной рабочей силы с нарушениями (ст. 18.9, 18.15), осуществление незаконных операций с валютой (ст. 15.25).

Уголовное преследование генерального директора ООО

УК РФ предусматривает уголовную ответственность генерального директора ООО при совершении им преступных деяний против граждан и экономических махинаций в крупных размерах.

Многие статьи, по которым руководителю фирмы может грозить уголовное преследование, перекликаются с административными правонарушениями. Грань, после которой «административка» превращается в «уголовщину», определяется размером причиненного ущерба. Так, незаконное предпринимательство или намеренное банкротство могут квалифицироваться либо по КоАП, либо по УК, в зависимости от «размаха» деятельности: до 1,5 млн рублей или свыше соответственно.

За перечисленные действия уголовную ответственность несет лично директор организации без учета материального ущерба:

• неправомерное увольнение /отказ в приеме на работу женщины беременной или с малолетним ребенком до 3 лет (ст. 145);
• невыплата зарплаты персоналу больше двух месяцев из корыстных побуждений (ст. 145.1);
• нарушение авторских прав (ст. 146, 147);
• превышение полномочий (ст. 201);
• коммерческий подкуп (ст.204).

К экономическим преступлениям, наказание за которые возлагается на гендиректора ООО, глава 22 УК РФ относит:

1. Незаконное предпринимательство (ст. 171) в крупном (свыше 1,5 млн. руб.) и особо купном размере (от 6 млн. руб.). Под размером понимается доход, извлеченный в результате деятельности, или ущерб государству, гражданам, юрлицам.
2. «Отмывание» денежных средств, полученных преступным путем (ст. 174).
3. Неправомерное получение кредита с ущербом более 1,5 млн. руб. (ст. 176).
4. Злостное уклонение от погашения долгов перед кредиторами (ст. 177).
5. Недобросовестная конкуренция с ущербом крупным (от 1 млн. руб.) и особо крупным (от 3 млн. руб.) либо полученными в результате нее доходами от 5 млн. руб. (ст. 178).
6. Незаконное заимствование товарного знака с ущербом свыше 1,5 млн. руб. (ст. 180).
7. Разглашение коммерческой тайны (ст. 183).
8. Нарушения при эмиссии ценных бумаг (ст. 185) с ущербом от 1 млн. руб. (крупный) и от 2 млн. руб. (особо крупный).
9. Неуплата таможенных сборов (ст. 194) свыше 3 и 36 млн. руб. соответственно.
10. Умышленное, фиктивное банкротство (ст. 195 – 197) при ущербе свыше 1,5 млн. руб.
11. Налоговые преступления: неуплата налогов (ст. 199), сокрытие имущества при взыскании недоимок по налогам (ст. 199.2), уклонение от исполнения обязанностей налогового агента (ст. 199.1) в крупных и особо крупных размерах.

Что касается налоговых правонарушений, по ним уголовное наказание для руководства фирмы начинается при суммах задолженности от 2 млн. руб. за три подряд года. Во всех остальных случаях ответственность генерального директора ООО за неуплату налогов не наступает, поскольку субъектом здесь является юридическое лицо.

Санкции, которые предусматривает УК РФ для должностных лиц организаций по «некрупным» преступлениям, выражаются в виде:

• штрафа до 300000 руб.;
• ареста на срок до полугода;
• общественных работ длительностью до 480 часов;
• заключения в местах лишения свободы до 7 лет.

Более серьезные деяния наказываются штрафами до 1 млн. руб., принудительными работами на благо общества – до 5 лет, сроком лишения свободы – до 12 лет.

«Правила безопасности» для гендиректора ООО

Приведенные преступления и нарушения – далеко не все действия, за которые руководитель предприятия может понести наказание. В зоне его ответственности – неукоснительное соблюдение трудового законодательства, экологических требований, техрегламентов и прочие важные направления в работе фирмы. Но наибольшие риски для наемного менеджера несет «наследство», доставшееся ему от предшественника. Вновь пришедшему генеральному директору ООО необходимо предпринять меры, которые позволят обезопасить себя от ответственности за ошибки бывшего руководства.

Примерный алгоритм вступления в должность может выглядеть так:

1. Создание комиссии по передаче дел с указанием ответственных лиц и сроков.
2. Составление перечня дел, подлежащих передаче. В список включаются уставные документы, бухотчетность, лицензии, локальные нормативные акты организации, действующие договоры аренды, приказы, кадровые дела, списки МОЛ, финансовые документы и т.д.
3. Получение по акту-приема передачи печатей и штампов.
4. Выявление лиц, которые наделены правом подписи, имеют доверенности. Переоформление документов.
5. Получение списка всех банковских счетов, оформление новых карточек с образцами подписей.
6. Ревизия всех действующих договоров с клиентами, контрагентами, партнерами и расчетов по ним.
7. Проверка взаимоотношений с бюджетом: выявление задолженностей по налогам и сборам, принятие решений по их оплате или обжалованию.
8. Подача заявления на регистрацию изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой руководителя.
9. Уведомление контрагентов о вступлении в должность нового гендиректора фирмы.

Принимая решение возглавить ООО, нужно не только адекватно оценивать свои возможности, но и использовать всю доступную информацию для анализа «прозрачности» деятельности фирмы.

Фирма, являющаяся юридическим лицом, образованная одним или несколькими гражданами, которые считаются учредителями компании, впоследствии – участниками ее деятельности, называется обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО). Каждый из организаторов вносит определенную сумму в уставной капитал предприятия. Доля учредителя может выражаться в деньгах, акциях, ценных вещах, ином имуществе, актуальном для деятельности вновь открывшейся организации. Ответственность учредителя за деятельность ООО ограничена законодательными актами.

Что такое ограниченная ответственность участников

Многие граждане, регистрируя ООО, считают, что такой способ организации деятельности обезопасит учредителей от возможных исков кредиторов. Законодательными нормативными актами предусматривается, что владельцы бизнеса несут обязательства в пределах имеющихся акцией или долей, выражаемых в денежных суммах, в уставном капитале (далее – УК) компании. Его минимальная величина – 10 т. р. Прибыль делится учредителями ООО на основании положений Устава организации.

Владелец может нанимать физическое лицо для исполнения обязанностей директора фирмы или сам становиться во главе компании и руководить ее работой. Если предприятие ведет легальную деятельность, не имеет задолженности перед федеральным, региональным бюджетами, иными кредиторами, то его закрытие не способствует возникновению обязательств организаторов компании перед заимодавцами. Ответственность учредителя по долгам ООО наступает, если кредиторы докажут, что участник фирмы своим бездействием или злонамеренными действиями привел организацию к банкротству.

Нормативно-правовое регулирование

Обязанности создателя ООО определяются статьей 87 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) «Основные положения об обществе с ограниченной ответственностью». В ней сказано, что долги организатора компании ограничиваются внесенной им долей в УК. Этим нормативом пользовались мошенники, создавая «фирмы-однодневки» для вывода активов, иных незаконных действий, поэтому законодательство ужесточилось.

Статья 3 Федерального закона от 8.02.1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в редакции от 31.122107г. предусматривает, что учредителям вменяются субсидиарные (совместные) обязательства перед законом, если они своими действиями причиняют умышленный вред деятельности организации, который приводит к неизбежному банкротству. Если компания не может погасить сложившуюся задолженность, то на личное имущество учредителей накладывается арест, согласно ст. 49 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).

Ответственность учредителей ООО за неуплату налогов и долгов перед кредиторами определена Федеральным законом от 26.10.2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)». Избежать наказания за неправомерную деятельность не удастся. Предусмотрена уголовная и административная ответственность учредителя ООО перед законом за преднамеренную противозаконную ликвидацию работы предприятия.

Виды ответственности

Законодательство предусматривает разные варианты обязательств организатора фирмы. Они зависят от того, насколько активно учредитель принимает участие в работе компании. Существует два варианта ответственности:

1. За действия наемного гендиректора. Собрание участников предприятия может передать руководство основной работой организации третьему лицу, на которое накладываются определенные финансовые и юридические обязательства перед ООО.
2. За собственные действия. Такая ситуация зачастую встречается, если организатор предприятия является одновременно директором ООО, непосредственно руководя деятельностью компании.

За действия директора

Если собственниками бизнеса нанимается физическое лицо для управления фирмой, то этот человек должен следить за финансовой отчетностью, нести обязательства перед законом за свои поступки. Ответственность учредителя ООО за действия директора наступает, если наемный сотрудник докажет, что был вынужден выполнять распоряжения, которые привели к банкротству и ликвидации организации, в соответствии с указаниями начальства.

Руководитель и учредитель в одном лице

Зачастую встречается ситуация, когда организатор предприятия является его руководителем. Он признается ответственным за совершение следующих противоправных деяний:

• заключение заведомо убыточных для фирмы договоров с контрагентами;
• непредоставление важной информации о гражданско-правовом контракте другим участникам компании, утаивание важных фактов;
• неоправданный риск при заключении сделок, отсутствие проверок лояльности и благонадежности партнеров (невыяснение наличия лицензии у подрядчиков или контрагентов);
• заведомая порча, подделывание, хищение бухгалтерских, финансовых, юридических документов.

Чем отвечает учредитель ООО по долгам

Согласно положениям ГК РФ организатор компании отвечает перед законом в пределах доли в УК, если не доказано, что тяжелое экономическое и хозяйственное состояние предприятия, повлекшее банкротство, было вызвано злонамеренными действиями учредителя. Существуют следующие виды обязательств, по которым отвечает лично собственник фирмы:

1. По налогам и страховым платежам. Статьей 48 НК РФ предусмотрено, что, если при денег компании не хватает для погашения задолженности по сборам в бюджеты всех уровней при банкротстве, то участники ООО должны оплатить недоимку Федеральной налоговой службе (ФНС) из своей доли УК. При нехватке финансов придется расплачиваться личным имуществом.
2. По обязательствами перед кредиторами. Если есть причинно-следственные связи между действиями учредителя ООО и ликвидацией компании, то у виновников произошедшего события возникает необходимость возмещения задолженности перед заимодавцами. Очередность выплат устанавливается арбитражными судебными инстанциями.
3. При банкротстве. Процесс ликвидации компании, носящий злоумышленный характер с целью получения личной выгоды, наказывается. Ответственность учредителя при банкротстве ООО бывает уголовной, материальной и административной.

Общая (солидарная) в пределах уставного капитала

Государством установлено, что организаторы фирмы, при регистрации юридического лица, имеют определенные обязательства. Учредители отвечают перед законом в следующих обстоятельствах:

• при регистрации юрлица нужно внести свою долю в УК согласно предварительной договоренности;
• полученные убытки компании делятся между всеми участниками ООО по размеру доли УК;
• если деньги в УК были внесены частично, то, при убыточной работе компании, учредитель несет обязательства согласно размеру неоплаченной доли;
• решением совета участником на одного или нескольких организаторов компании могут возлагаться дополнительные обязанности.

Субсидиарная ответственность учредителей ООО

Законодательством определяются обстоятельства, при которых люди, организовавшие ООО, несут совместную (субсидиарную) ответственность за результаты деятельности организации. При таком варианте обязательств изначальный размер доли УК не имеет значения. Отвечать придется по всем сложившимся долгам фирмы. Существуют условия и обстоятельства, при которых работает презумпция виновности организаторов предприятия. В такой ситуации создателям фирмы приходится доказывать свою непричастность к событиям, повлекшим разорение организации.

Законодательством предусмотрено, что отвечать за свои действия придется не только организаторам, участникам ООО, но и физическим лицам, оказывавшим существенное влияние на работу фирмы последние три года. Граждане, отдававшие распоряжения, негативно отразившиеся на финансовых результатах предприятия, считаются, наравне с владельцами бизнеса, лицами, контролирующими компанию. Требования кредиторов удовлетворяются на конкурсной основе после прекращения деятельности организации.

Условия наступления

Чтобы судебными инстанциями было признано наступление субсидиарной ответственности собственников бизнеса, не ограниченной вносимыми долями УК, нужно соблюдение определенных условий. К ним относятся такие положения:

1. Официальное банкротство юрлица.
2. Признание организатора фирмы человеком, оказавшим существенное влияние на работу организации.
3. Доказанные истцом действия создателя ООО, приведшие компанию к банкротству.
4. Вынесение арбитражным судом решения о наступлении субсидиарной ответственности.

При каких обстоятельствах признается по умолчанию

Законодательными нормативными актами предусмотрены обстоятельства, при наступлении которых вина собственника бизнеса в банкротстве организации признается по умолчанию. К ним относятся такие события:

• совершение сделки по указанию (одобрению, настоянию) владельца фирмы, повлекшее причинение вреда имущественным правам заимодавцев;
• утеря, порча, повреждение бухгалтерской отчетности, за которую отвечал собственник;
• привлечение компании или участника к административной или уголовной ответственности за период нахождения физлица в данном статусе, при условии образования долгов от заимодавцев третьей очереди, превышающих половину всех требований кредиторов.

Пределы субсидиарной ответственности

Судом устанавливается, что все требования и претензии заимодавцев, заявленные после ликвидации юрлица, включенные в реестр, определяют пределы субсидиарных обязательств участников компании. Размер задолженности может снижаться, если ответчик докажет, что ущерб, причиненный его действиями (или бездействием) заимодавцу, меньше указанного в исковом заявлении.

Взыскание недоимки производится за счет индивидуального имущества участника (участников) предприятия, если средств юрлица недостаточно для ликвидации задолженности. Если размер ущерба велик, и создатель бизнеса не может погасить его своими средствами, то можно запустить процедуру банкротства физического лица. Если гражданин будет признан несостоятельным, неспособным рассчитываться по платежам, то долги будут списаны.

Административная и уголовная ответственность учредителей ООО

Чтобы вина руководства в банкротстве ООО считалась доказанной, правоохранительные, налоговые, иные контролирующие органы руководствуются нормами законодательства. Согласно положениям Уголовного кодекса РФ (далее - УК РФ) и Кодекса об административных правонарушениях (КОАП) требуется ясный состав преступления, с наличием таких обстоятельств:

1. Действий организатора юрлица, подпадающих под характеристику уголовных или административных правонарушений.
2. Определение учредителя как субъекта преступления.
3. Имеющихся доказательств вины собственника бизнеса по созданию тяжелой обстановки в компании, повлекшей образование долгов и ликвидацию организации.
4. Причинение данным юрлицом материального и иного ущерба третьим лицам (заимодавцам), связанное с действиями (или бездействием) руководства предприятия.

Заставить единолично отвечать владельца бизнеса за работу предприятия может любое стороннее лицо, имеющее заинтересованность в сложившейся ситуации. Порядок подачи и форма искового заявления оговорена юридическими нормативами. Откровенным правонарушением считаются следующие факты:

• намеренная фальсификация, искажение, порча, утрата финансовой документации;
• предоставление должником Федеральной налоговой инспекции ложной отчетности;
• подписание незаконных контрактов, несоответствующих законодательным требованиям РФ;
• невыплата сотрудникам заработной платы без веских причин;
• уход от уплаты налогов и сборов, использование мошеннических схем, занижающих сумму платежей;
• преднамеренное или фиктивное банкротство;
• иные нарушения при ведении бухгалтерского, налогового, кадрового учета, приведшие к материальному, моральному ущербу и убыткам заинтересованных граждан.

Преднамеренное банкротство

Создание ситуации, при которой предприятие заведомо не способно выполнять требования контрагентов, поставщиков, заимодавцев, считается преднамеренным банкротством. Владельцы фирмы могут выводить активы, переписывать имущество на юридических, физических лиц, соучредителей. Такие действия считаются уголовно наказуемыми, если в результате пострадавшим был причинен ущерб более 2, 25 млн рублей. Если сумма совокупных исков кредиторов менее данной суммы, то действия виновных квалифицируются как административное правонарушение.

Неправомерные действия при ликвидации предприятия

Законами РФ предусмотрена привлечение к ответу организаторов ООО, если они совершали неправовые действия при ликвидации компании. К таковым правонарушениям относятся следующие обстоятельства:

• утаивание ценного имущества, сведений о нем, искажение информации, касающейся выражения денежной стоимости основных или оборотных средств организации, сокрытие или предоставление заведомо ложных данных о месторасположении недвижимости предприятия;
• злонамеренная передача собственности компании юридическому или физическому лицу;
• порча, целенаправленное уничтожение основных средств предприятия;
• злостного нарушение организационно-правового механизма банкротства организации;
• искажение, уничтожение бухгалтерской, налоговой и иной документации, где имеются сведения о причастности учредителей бизнеса к правонарушению.

Такие действия организаторов фирмы могут грозить им следующими последствиями:

• ограничением свободы передвижения на 4-6 месяца;
• арестом на срок до 3 лет;
• лишением свободы на 2 года со штрафом 200-500 минимальных размеров оплаты труда (далее - МРОТ).

Если собственник бизнеса удовлетворяет персональные требования одного кредитора в ущерб интересам остальных, то такие действия также считаются неправомерными и могут наказываться следующими способами:

• ограничением свободы длительностью до двух лет;
• арестом на 4-6 месяцев;
• лишением свободы на 1 год и штрафом 100-200 МРОТ.

Фиктивное банкротство

Если владелец бизнеса распространяет ложные сведения среди заказчиков, подрядчиков, заимодавцев о несостоятельности ООО, чтобы ввести их в заблуждение для получения отсрочки по выплатам недоимки, то такие действия признаются фиктивным банкротством. Перед этим собственники фирмы стараются перевести активы предприятия на счета родственников, друзей, подставных фирм, чтобы списать долги. Кредиторам остается делить оставшееся имущество. Такие действия считаются уголовно наказуемыми и караются так:

• ограничением свободы сроком до 6 лет и штрафом до 100 МРОТ;
• штрафными санкциями 500-800 МРОТ.

Неуплата налогов

Если доказано, что недоимка по сборам, штрафам и пеням образовалась в результате злонамеренных действий владельца предприятия, то его могут осудить по ст.199 УК РФ, предусматривающей ответственность за уклонение от налоговых выплат. Учредителю придется выплатить всю сумму долга и нести административную или уголовную ответственность, в зависимости от величины ущерба, причиненного бюджетам всех уровней.

Видео

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема:

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации , а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь . Это - ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно , как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Свернуть Показать

Роман Авалян , главный редактор журнала «Юридический справочник руководителя»

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении - и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета , а главный бухгалтер - за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо - непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан ). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции...».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального - правление или единоличного - председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции , которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж »

См. новость «За сохранность научно-технической документации (в отличие от финансово-хозяйственной) директор ответственности не несет! »

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства , то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами .

К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
• ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библио­течному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

См. статью «Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015 » о стандарте, вступившем в силу 1 июля 2016 г. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа

Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц .

Пример 1

Свернуть Показать

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее - ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации .

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях .

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

См. статью «Штатная численность службы документационного обеспечения ». В ней предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр как минимум поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а как максимум - обосновать наем новых

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения ). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ , состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение) , о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

• в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
• или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.

При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько .

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией , наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства .

Первый способ , при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:

Пример 2

Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Свернуть Показать

1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная , при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть - в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:

• в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
  • «управление делами осуществляет...»,
  • «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет...»;
• при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации - бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
• при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
• инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:

  Пример 3

  Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

  Свернуть Показать

  1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

  Пример 4

  Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

  Свернуть Показать

  1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

  1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

• ведет списки сотрудников, назначенных ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, актуализирует их;
• совместно с кадровой службой вносит соответствующие дополнения в должностные инструкции сотрудников, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства;
• организует повышение квалификации сотрудников и участвует в их аттестации в части качества выполнения трудовых функций и операций в процессе ведения делопроизводства;
• при необходимости организует заменяемость ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях в случае их временного отсутствия.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

Третий способ , самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть - децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное - комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»

Делопроизводство представляет собой технологию , в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо про­анализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства - выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.

Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.

См. статью «Полномочия: распределяем и делегируем» в № и ’ 2013. Показаны образцы документов для оформления разных вариантов передачи полномочий: на постоянной основе (например, при реорганизации), на долговременной и эпизодически (на время отпуска или командировок замещаемого работника). Вы поймете, чем отличаются штатное заместительство от совмещения и перевода на другую работу